الإحتفاظ بسجلات دقيقة وصحيحة لمعاملاتك مع العملاء والموردين أمرٌ بالغ الأهمية لإدارة الشؤون المالية بكل دقة، على الخاضع للضريبة وعلى الممثل الضريبي لغير المقيم الإحتفاظ بالفواتير والمستندات والسجلات المحاسبية الأصلية لمدة لاتقل عن 6 سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها، وذلك حسب ماذكر في اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، يمكن استخدام هذه المعلومات لتتبع المصروفات والإيرادات، وتحليل اتجاهات المبيعات، وتوقع مصادر وحجم الإيرادات، واتخاذ قرارات عمل مدروسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام سجلات العملاء والموردين للتحقق من العمليات وحل النزاعات التي قد تنشأ بين الأطراف، وأيضاً سيساعد حفظ السجلات في الامتثال للمتطلبات الضريبية والقانونية والتنظيمية ويُمكنك من الرجوع الى سجلاتك متى مادعت الحاجة لذلك.
إن عدم الاحتفاظ بالسجلات المناسبة قد يسبب للشركات صعوبة في إدارة مواردها المالية بشكل فعّال، مما قد يؤدي إلى خسائر مالية والعديد من المشاكل الأخرى, لذلك من الضروري إختيار البرامج التي تساعدك في الحفظ والأرشفة، ووضعها من الأولويات والأساسيات لبداية أي مشروع.
إن الاحتفاظ بسجلات دقيقة أمرٌ في غاية الأهمية وذلك لعدة أسباب من أهمها:
- يساعد في تتبع تدفق الأموال داخل وخارج الشركة، مما يوفر صورة دقيقة للإيرادات والمصروفات والتدفق النقدي.
- يضمن لك أن يتم إصدار فواتير العملاء بشكل صحيح وفي الوقت المناسب، وبذلك يقلل من مخاطر تأخر الدفع أو حصول النزاعات.
- يسهل لك الرجوع الى جميع المعاملات المالية التي يمكن استخدامها لأغراض المراجعة والامتثال.
- يساعد الشركات على التنبؤ بالإيرادات وإدارة الحسابات المستحقة القبض والتخطيط للمستقبل.
- يسهل الاتصال الفعال بين الإدارات، مثل المبيعات والمحاسبة من خلال توفير سجل مركزي لمعاملات العملاء والموردين.
في هذا المقال سنتناول أبرز الأسئلة التي تتبادر الى ذهن أي محاسب أو اخصائي ضريبة وأيضاً صاحب العمل.
أولا: كم المدة التي يجب أن تحتفظ بالوثائق المتعلقة بضريبة القيمة المضافة؟
يجب الاحتفاظ بالسجلات والفواتير والمستندات لمدة 6 سنوات بعد كل فترة ضريبية لجميع السجلات المتعلقة بضريبة القيمة المضافة في حال كان هنالك مراجعة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
أما فيما يتعلق بالأصول الرأسمالية فيجب الاحتفاظ بسجلات الأصول المنقولة لمدة 11 سنة، والأصول الغير منقولة لمدة 15 سنة.
ثانياً: أين يجب أن تحتفظ بسجلات ضريبة القيمة المضافة ؟
يجب الاحتفاظ بسجلات ضريبة القيمة المضافة ورقياً كما أنه يجوز حفظها الكترونياً، على ان يكون الخادم في المملكة أو أن يكون هناك توصيلة طرفية موجودة في المملكة يمكن من خلالها الوصول الى البيانات والقيود المتعلقة بالحسابات.
كما أن للخاضع أن يوكل طرفاً ثالثاً للاحتفاظ بسجلاته وبياناته وفواتيره الضريبية على أن يبقى الخاضع هو المسؤول الأول عن حفظ هذه السجلات والبيانات والفواتير.
ثالثاً: بأي لغة يسمح حفظ السجلات؟
يجب مسك السجلات باللغة العربية، ويجب إصدار جميع الفواتير باللغة العربية بالإضافة الى أي لغة اخرى تصدر بها الفواتير الضريبية.
رابعاً: ماهي اهم السجلات التي يجب أن يحتفظ بها المكلف في ضريبة القيمة المضافة؟
- سجل المبيعات
- سجل المشتريات
- سجل استخدام الأصول
- سجل المخزون
- أي سجلات إضافية اخرى قد تطلبها الهيئة
ختاماً
إن الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومنظمة يعد أمرًا ضروريًا للشركات لتتبع معاملاتها المالية واتخاذ قرارات صائبة قدر المستطاع، يساعد الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح أيضًا على تقليل الأخطاء ومنع الاحتيال وتجنب العقوبات القانونية والضريبية. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يسهل عملية التدقيق ويوفر نظرة ثاقبة للصحة المالية العامة للشركة، كما يعد الاحتفاظ بالسجلات بشكل فعال أمرًا بالغ الأهمية لضمان النجاح والاستدامة.
