في حالة اختيار الإدارة الذاتية، تأكد من مراجعتك وتحققك من دورة العمليات وآليات الاحتساب المستخدمة في المنشأة. وأيضًا تأكد من أن ذوي العلاقة في المنشأة على وعي وإطلاع بتلك الآليات.  ولا تنسى أن تضع آلية عمل داخلية أو نظام للتحقق من إلتزام ذوي العلاقة بإتباع التعليمات المحددة في المنشأة.

أما في حالة إختيار التعهيد، سيكون عليك البحث عن متخصص ضريبي مؤهل ومعتمد وعلى دراية جيدة بنشاطك ودورة العمليات فيه. في بداية التعاقد حاول أن تبدأ العمل معه مبكرًا وقبل موعد رفع الإقرارات. ليكون لديه الوقت الكافي لوضع تصور عن المنشأة وعن آليات العمل فيها وتحضير ذوي العلاقة في المنشأة لتزويده بالبيانات التي يحتاج لها في إعداد الإقرار أو تقرير المراجعة. 

من الممارسات الرائدة في إعداد الإقرارات الروتينيه، الإنتهاء من أعمال المراجعة والإقفال المالي للفترة مبكرًا. لمنح المستشار فترة كافية لمراجعة العمليات وتجهيز الإقرار الضريبي دون أن تكون عليه ضغوط متعلقة بالوقت. وتلجأ الكثير من الشركات إلى استخدام نموذج هجين يجمع بين الإدارة الذاتيه والإستفادة من خدمات التعهيد للوصول إلى أفضل المخرجات وتقليل المخاطر بالضريبة مع المحافظة على مستويات معقولة للتكلفة.

نظام الفوترة الإلكترونية الجديد بمرحلتيه الأولى والثانية، قدم وفرض التقنية كحل أساسي لإدارة عمليات اصدار الفواتير وإدارتها. هذا بدوره، أتاح تفاصيل السجلات المالية لتكون في متناول يدك وبشكل منظم وسهل. وهذا، بلا شك، سيسهل من عملية إدارة الإمتثال الضريبي كون المعلومات ستكون متاحة بدون أخطاء بشرية، وبشكل سريع وبشكل إلكتروني قابل للتعديل والاستخدام.

لتستفيد من هذه الفرصة بالدرجة القصوى، يجب أن تتأكد من استخدامك لنظام معتمد لإصدار الفواتير من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وتستخدم نظام محاسبي جيد ويدعم ادارة الضرائب كما هي في المملكة العربية السعودية. تذكر أن الأنظمة التقنية لا تصحح أخطاء الإدخالات وكذلك هي لا تقوم بعملية التصنيف الصحيحة مالم يتم اعداد النظام بالشكل الصحيح ثم إدخال المعلومات الكاملة بالشكل الصحيح لاحقًا.

على كل شخص خاضع للضريبة تقييم التزامه الضريبي والامتثال للشروط والالتزامات المتعلقة بضريبة القيمة المضافة، ويشمل ذلك التسجيل في ضريبة القيمة المضافة عند بلوغ حد التسجيل، واحتساب مبلغ صافي الضريبة مستحقة الدفع بشكل دقيق ودفع الضريبة في موعد استحقاقها وكذلك الاحتفاظ بجميع السجلات اللازمة والتعاون مع موظفي الهيئة عند الطلب. وإذا لم يكن الشخص متأكداً من التزاماته فيجب عليه التواصل مع الهيئة من خلال الموقع الإلكتروني أو وسائل التواصل الأخرى، كما يمكنه طلب الحصول على استشارة خارجية من أحد الاستشاريين المؤهلين. وفيما يلي عرض لأهم الالتزامات الضريبية المنصوص عليها في النظام:

• إصدار الفواتير: يجب على المورد إصدار فاتورة ضريبية لكل توريد خاضع لضريبة القيمة المضافة لصالح شخص آخر مسجل لأغراض ضريبة القيمة المضافة أو لأي شخص اعتباري، أو صدار فاتورة ضريبية مبسطة في حال كانت قيمة التوريد تقل عن 1,000 ريال سعودي أو في حال كانت التوريدات لأشخاص طبيعيين غير خاضعين للضريبة في موعد لا يتجاوز خمسة عشر يوماً بعد نهاية الشهر الذي يتم فيه التوريد.
• تقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة: يتعين على كل شخص مسجل لأغراض ضريبة القيمة المضافة، أو الشخص المفوض بالتصرف نيابة عنه، تقديم إقرار ضريبة القيمة المضافة إلى الهيئة لكل فترة ضريبية شهرية أو ربع سنوية.
• حفظ السجلات: يجب على جميع الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة الاحتفاظ بسجلات ضريبية مناسبة تتعلق باحتساب ضريبة القيمة المضافة وذلك لأغراض التدقيق. ويشمل ذلك أي مستندات مستخدمة لتحديد ضريبة القيمة المضافة المستحقة عن كل معاملة وفي إقرار ضريبة القيمة المضافة. ويشمل ذلك بوجه عام ما يلي:
  • الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة.
  • الدفاتر والمستندات المحاسبية.
  • العقود أو الاتفاقيات المتعلقة بمعاملات البيع والشراء الكبيرة.
  • الكشوف البنكية والسجلات المالية الأخرى.
  • مستندات الاستيراد والتصدير والشحن.
  • المستندات الأخرى المتعلقة باحتساب ضريبة القيمة المضافة.
• شهادة التسجيل في نظام ضريبة القيمة المضافة: يجب على الشخص المقيم الخاضع للضريبة والمسجل لدى الهيئة في نظام ضريبة القيمة المضافة وضع شهادة التسجيل الضريبية الخاصة بتسجيله في نظام ضريبة القيمة المضافة في مقر عمله الرئيسي وجميع فروعه بحيث تكون ظاهرة للعامة. أما بالنسبة للمواقع الإلكترونية (المتاجر الإلكترونية)، فيجب عرض رقم التسجيل في الصفحة الرئيسة (أو تذييل الموقع) حسب ارشادات الهيئة.